경기도교육정보기록원, 결재 프로세스 분석으로 지연 문제 해결

경기도교육정보기록원(원장 한근석)은 3월 2일 경기도내 학교 및 교육행정기관에서 사용하는 업무관리시스템의 지연 문제를 해소하여 안정적인 서비스를 제공하게 되었다고 밝혔다.

업무관리시스템은 공문서 관리, 재정· 회계 관리 등 교육 및행정 업무의 전 과정을 전자적으로 기록·관리하고 있으나, 그동안 연도 말 또는 학기 말 업무 집중 시기에학사및 회계 마감 일일 결재 처리 건수가 평균 15만 건 이상몰리면서 사용자들은 서비스 지연으로 큰 불편을 겪었다.

이러한 업무관리시스템의 반복적인 지연 문제를 해결하기 위해 결재 프로세스를 분석하여 결재 처리 절차를 기존 3단계에서 1단계로 간소화했으며, 결재 프로세스 중 불필요한 파일생성 과정을 찾아내어 개선했다.

그 결과 경기도 전체 학교에서 동시에 학사및 회계업무를 집중 처리한 2월 말에도 결재 지연 없이원활하게 업무관리시스템을 이용할 수 있었다.

경기도교육정보기록원 김두형 기록운영지원부장은 “업무관리시스템 사용에 따른 시스템 성능을 지속적으로 모니터링하고 불편 사항을 개선하여 경기교육가족들에게 신속하고 편리한 서비스를 제공하도록 최선을 다하겠다.” 고 말했다.