“여러 기업에서 토론한 결과 공통적으로 모아진 바람직한 회의시간은 30분이었다.”
2017년 대한상공회의소 조사에 의하면 직장인들의 평균 회의시간이 1시간이었으니, 바람직한 회의시간은 기존 회의시간을 절반으로 줄이는 것이다. 어떻게 해야 회의의 목적을 충분히 달성하는 30분 회의가 가능할까?
나는 컨설팅이나 강의 준비를 위해 여러 기업을 만나 회의에 참여하는데 보통 1시간 정도 회의를 한다. 회의시간을 나눠보면 정서 공감을 위해 두런두런 인사를 하는 시간이 15분 정도 된다. 다음으로 회의 주제에 대한 사전 배경 설명을 하거나 듣는 시간이 15분 정도 된다. 무슨 얘기를 왜 해야 하는지 공감하는 시간이다. 이런 공감의 시간이 필요한 이유는 내가 같은 공간에서 업무를 하지 않는 외부인이기 때문이다. 본 토론은 상호의견을 제시하고 합의하는 과정으로 30분 정도 진행된다. 그래서 보통 1시간 정도 회의를 한다고 예정을 한다. 그렇다 보니 50분 정도 걸린 회의는 짧았다는 느낌, 1시간 10분 이상 걸리면 길다는 느낌이 든다.
30분 회의는 어떻게 가능할까? ““회의는 무조건 30분에 끝낸다””는 형식만 갖추면 문제가 생긴다. 신중하게 결정사항을 합의해야 하는데 30분이라는 시간이 모자랄 수 있다. 5~6명 정도가 넘는 많은 인원이 참여하는 회의는 30분에 끝내기 어렵다. 30분 내에 끝내려면 회의가 아닌 다른 방법으로 해야 한다. 그래서 ‘30분 회의 원칙’을 정했더라도 이슈에 따라서는 30분이 넘는 시간을 투입하여 충분한 토론이 필요할 수 있다.
기본 30분 회의를 가능하게 하는 방법은 사전준비다. 참석자들이 정서 공감과 내용 공감을 위한 시간 없이 바로 주제 토론에 들어가 집단지성을 발휘할 수 있어야 한다. 정서 공감은 내가 왜 회의에 참여해야 하는지 어떤 역할을 해야 하는지 아는 것이다. 내용 공감은 무엇을 결정해야 하고 참석자들의 어떤 얘기를 들어야 하고 나는 어떤 얘기를 해야 하는지를 생각하고 들어가는 것이다. 정서 공감과 내용 공감이 사전에 준비되어 있어야 바로 밀도 있는 토론이 가능하고 30분 회의가 가능하다. 평균 1시간 걸리는 회의는 정성 공감과 내용 공감을 정해진 회의시간에 모두 소화하려 했기 때문에 생긴 현상이다. 근로시간 단축 시대, 정확히 표현하면 주40시간, 일 8시간 내에서 업무를 수행해야 하는 시대에 1시간 회의를 하는 것은 너무 길다. 각자 회의 준비가 된 상태에서 30분 내에 밀도 있는 토론과 결정 사항을 합의하는 것이 필요하다.
한 가지 더! 사전에 공유된 자료를 미리 읽고 회의에서 해야 할 얘기를 준비하고 싶은 마음이 들지 않는 사람은 어떻게 해야 하는가? 회의에 참석하지 말아야 할 사람이다. 회의에 참석할 필요가 없는 사람이거나, 아니라면 회사를 나와야 할 사람이다.
글.정진호(더밸류즈 대표)
현대경제연구원 인재개발원 실장을 거쳐 IGM 세계경영연구원 교수를 지냈다. 현재 더밸류즈 대표이다.100여 곳이 넘는 기업의 조직문화 컨설팅과 자문을 수행한 대한민국 최고의 조직문화전문가이다. 저서로는 <가치관경영>(공저), <왜 그렇게 살았을까>, <일개미의 반란> 등이 있다.
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